′′ஆவணம்′′ என்றால் என்ன”? – 5

_{03. யூலை 2020 அன்று “நோர்வே வாழ் தமிழர் ஆவணம்” எனும் முகநூல் பக்கத்தில் பதிந்த இடுகையின் அடிப்படையில் இங்கு மீள்பதிவு செய்யப்படுகின்றது.}

எந்த பதிவுகள் ஆவணம் ஆகின்றன?

அனைத்துப் பதிவுகளும் ஆவணப் பொருளாக இருக்காது. அடிப்படையில், ஒரு பரிவர்த்தனை அல்லது செயல்முறையின் விளைவாக உருவாக்கப்பட்ட பதிவே ஒரு ஆவணப் பதிவாகிறது.
இதை ஓர் தமிழ் அமைப்புச் சூழலில் பார்த்தால்:
ஒரு ஆண்டு விழாவை ஏற்பாடு செய்ய ஒரு அமைப்பு (organisation) முடிவு செய்துள்ளது. அமைப்பின் வளர்ச்சியைக் கொண்டாடும் விதமாக ஆண்டு விழாவில் ஒரு சிறு மலரை வெளியிடுவது என்ற முடிவு எட்டப்படுகின்றது. ஓர் மலர் ஆக்கக்குழு உருவாக்கப்படுகின்றது. அந்த அமைப்பு ஆண்டு விழா நிகழ்வில் அம்மலரை வெளியிடுகின்றது. பின்னர் அம்மலர் ஒரு ஆவணமாகின்றது. அம்மலரை உருவாக்குவது தொடர்பான ஏனைய பதிவுகளும் குறிப்பிட்ட செயல்பாட்டிற்கான ஆவணமாகின்றன.
பொதுவாக, ஒரு நாட்டுக் குடிமகன் ஒரு சேவை / உதவி / ஆலோசனைகளுக்காக ஒரு அரசாங்கத்தையோ அல்லது ஒரு தனியார் அமைப்பையோ தொடர்பு கொள்ளும்போது பரிவர்த்தனைக்கான (transaction) செயல்முறை தொடங்குகிறது. உதாரணமாக, பெற்றோர்கள் தங்கள் குழந்தைக்கான மழலையர் காப்பக விண்ணப்பம் ஒன்றை அனுப்பும் பொழுது, ​​அல்லது ஒரு நபர் தனது விடுமுறையை மாற்றியமைக்க ஒரு பயண முகவருக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்பும்போது பரிவர்த்தனைக்கான (transaction) செயல்முறை தொடங்குகிறது.

இதை ஒரு தமிழ் சூழலில் பார்த்தால், ஒரு தமிழ் அமைப்பு ஏற்பாடு செய்த ஒரு உதைபந்தாட்ட சுற்றுக்கிண்ணப் போட்டியில் பங்கேற்க ஒரு உதைபந்தாட்டக் கழகம் தனது விண்ணப்பப் படிவத்தை (காகிதம் அல்லது மின்னணு) நிரப்பும்போது ஒரு செயல்முறை அல்லது பரிவர்த்தனை ஆரம்பிக்கின்றது. பின்னர் உதைபந்தாட்டக் கழகம் ஏனைய உதைபந்தாட்டக் கழகங்களுடன் போட்டியில் கலந்துகொள்கின்றது. போட்டியின் முடிவில், உதைபந்தாட்டக் கழகம் வெற்றி தோல்வியைக் காணுகின்றது.

இதனை ஒழுங்கமைத்த தமிழ் அமைப்பால் இந்த உதைபந்தாட்டப் போட்டியின் பதிவுகளை உருவாக்கி ஆவணப்படுத்தினால், அந்த குறிப்பிட்ட நிகழ்வு 50 அல்லது 100 ஆண்டுகளுக்குப் பின்னரும் பல்வேறு கதைகளைச் சொல்லும். ஆவணப் பொருட்கள் ஒரு நிகழ்வின் விவர (detail level) மட்டத்திலும் (micro level) மற்றும் சமூக மட்டத்திலும் (macro level) தகவல்களை வழங்கும். உதாரணமாக, எத்தனை உதைபந்தாட்டக் கழங்கள் பங்கேற்றன, பங்கேற்பாளர்களின் வயது. இவை ஒரு காலம், மற்றும் சமூக கட்டுமானம் பற்றிய தகவல்களை வழங்கும். இப்பதிவு ஒரு உதைபந்தாட்டக் கழகம் பங்கேற்பதற்கான உறுதிப்படுத்தலாக அமையும், மேலும் அக்கழகத்தின் உரிமையைப் பாதுகாக்கும் ஒர் சான்றாக அமையும்.
எதிர் வரும் சந்ததியினருக்கு 50 அல்லது 100 ஆண்டுகளுக்கு முன் இவ்வமைப்பு குறிப்பிட்ட காலத்தில் மற்றும் இடத்தில் செயற்பட்டுள்ளது என்பதற்கு இவ்வாறான ஆவணங்கள் ஒரு சான்றாக அமையும். இந்த ஆவணப் பொருட்கள் எதிர்கால தலைமுறையினருக்கு கடந்த காலத்தைப் பற்றிய பல்வேறு அறியப்படாத கதைகளை சொல்லும். அந்த ஆவணங்கள் தமிழரின் கலை, பண்பாடு, விளையாட்டு, வாழ்வியலை பிரதிபலிக்கும்.

இதைத் தவிர்த்து உதாரணமாக விளையாட்டு அல்லது சுகாதார மாணவர்கள் அல்லது ஆராய்ச்சியாளர்களுக்கான ஆராய்ச்சி பொருட்களாக அமையும்.
இவை பதிவுகள் உருவாக்கப்பட்டு, பராமரிக்கப்பட்டு, பாதுகாக்கப்பட்டு, பொது அணுகலுக்குக் கிடைக்கப்பெற்றால் மட்டுமே சாத்தியமாகும்.
இந்த வகையான ஆவணப் பொருட்கள் (documents) கவலைக்குரிய நிலையில் உள்ளன. அவை தனியார் நபர்களின் கைகளில் தனிமைப்படுத்தப்பட்டுள்ளன. ஏனைய ஆவணப் பொருட்கள் குப்பையில் எறியப்பட்டு, அழிக்கப்பட்டு மற்றும் இழக்கப்பட்டுள்ளன. பல ஆவணங்கள் இருக்கிறதா அல்லது இல்லையா என்று பலர் கவலை கொள்கின்றார்கள். ஏனெனில் அந்த பதிவுகள் உருவாக்கப்பட்டது அவர்களுக்குத் தெரியும்.
மறுபுறம், நிறுவனங்கள் தங்கள் அன்றாட செயற்பாடுகளில் தாம் அறியாமலேயே பதிவுகளை உருவாக்குகின்றனர். ஆனால் அவைகளை பாதுகாத்து அடுத்த சந்ததியினருக்குக் கொடுப்பதில் உள்ள பெறுமதியைப் பற்றிய போதிய புரிதல் இல்லாமல் உள்ளார்கள். இருப்பினும், தமிழ் அமைப்புகளுக்கு தங்களது சொந்த அமைப்பு அல்லது பிற அமைப்புகளின் வெளியீடுகள் மட்டுமே ஆவணம் என்ற பொதுவான புரிதலை கொண்டுள்ளனர். நூல், கையேடு, ஒளியும் ஒலியும், ஒலி நாடா, இறுவட்டு, பத்திரிகை போன்றவை. ஆனால் இவைகூட கவலைக்குரிய நிலையிலேயேதால் உள்ளன.

எதிர்காலம்:
நீங்கள் வெளியீடுகளை (நூல், கையேடு போன்றவை) உருவாக்கினாலும், அல்லது உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் அன்றாட செயற்பாடுகளின் பதிவுகளை உருவாக்கினாலும், ஆவணப் பொருட்களின் நம்பகத்தன்மையைப் பாதுகாக்க பின்வரும் மூன்று கூறுகளை கவனத்தில் கொள்ளுங்கள்.
1. தோற்றம் (origin) – பதிவை உருவாக்கியவர், எந்த அமைப்பு அதை வெளியிட்டது
2. நோக்கம் (purpose) – பதிவு ஏன் உருவாக்கப்பட்டது. பொதுவாக உள்ளடக்கம் இதனை கூறும்.
3. சூழல் (context) – பதிவின் திகதி, நேரம், விளக்கம், பதிவிற்கு முன் மற்றும் பின் நிகழ்ந்த செயற்பாட்டுப் பதிவுகள்.

இதனை கையேடு உருவாக்க செயல்முறையில் பார்த்தால்:
ஒரு தமிழ் அமைப்பு ஒரு ஆண்டு மலரை உருவாக்கும் போது, மலரில் பின்வருவனவற்றின் தகவல்களை சேர்க்க வேண்டும்.
• கையேட்டை உருவாக்கியவர்கள் – மலர்க் குழு
• இதை வெளியிட்டவர் – அமைப்புபின் பெயர்
· பலரின் உள்ளடக்கம் கையேட்டின் நோக்கத்தைக் கூறும்
• திகதி, வெளியீட்டு இடம்
· ISBN எண் இருக்கலாம் – இந்த எண் நூலகங்களில் விநியோகிக்க எளிதாக இருக்கும்.

இதனை ஒரு அமைப்பின் உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் தினசரி பதிவுகள் உருவாக்கும் செயல்முறையில் பார்த்தால்:
எனது இடுகைகளை உதாரணமாக எடுத்துக்கொள்கிறேன். உதாரணத்திற்கு “நோர்வே வாழ் தமிழர் ஆவணம்” ஒரு அமைப்பு என்று கற்பனை செய்யுங்கள். எனது தோழி, இச் சந்தர்பத்தில் இவ்வமைப்பின் பயனாளர் (user) ஏன்று வைத்துக் கொண்டால், அவர் தனது விசாரணையை (inquiry) இந்த அமைப்பிற்கு அனுப்பி தகவல் / ஆலோசனை / வழிகாட்டல் / சேவை கேட்டார். அவ்விசாரணை இந்த அமைப்பு பெற்றுக் கொண்டவுடன் ஒரு பதிவு உருவாக்கும் செயல்முறை தொடங்குகிறது. இந்த விசாரணை முகநூல் இடுகைகளாக பரிசீலிக்கப்பட்டு, அந்த பயனாளரின் (user) விசாரணைக்கு பதில் அளிக்கப்படுகின்றது. எனவே, ஒவ்வொரு இடுகையும் ஒரு பரிவர்த்தனையின் ஒரு பகுதியாகும்.
ஒரு அமைப்பின் உள்ளக பதிவேட்டு முறைமையை பற்றி செயல் விளக்கமளிக்க, முன்னர் குறிப்பிட்ட மூன்று கூறுகளுடன் எனது இடுகைகளை உருவாக்கியுள்ளேன்.

1) தோற்றம்:
முகநூல் இடுகையின் (document) எழுத்தாளர், (கு. பகீரதி).
இடுகையின் வெளியீட்டாளர் / அனுப்புநர் (நோர்வே வாழ் தமிழர் ஆவணம்).
இந்த இடுகைகளில் பயன்படுத்தப்பட்ட பிற வலைத்தளங்கள் / வெளியீடுகள் / தகவல்களை உருவாக்கியவர்கள் அல்லது வெளியீட்டாளரையும் குறிப்பிடப்பட்டுள்ளது.
2) நோக்கம்:
ஆவணக்காப்பக விழிப்புணர்வு மற்றும் ஆவணக்காப்பக பணிகள் பற்றிய தகவல்கள்.
3) சூழல்:
ஒவ்வொரு இடுகையின் உள்ளடக்கமும் சூழலைப் பற்றிய தகவல்களைத் தருகிறது. உதாரணமாக, “கடந்த இடுகையிலிருந்து சில குறிப்புகள்” மற்றும் “கடந்த இடுகையின் திகதி”, ​​“தற்போதைய இடுகைக்கான திகதி மற்றும் இடம்”, “அடுத்த இடுகையில் என்ன எதிர்பார்க்கலாம்”. இந்த தகவல் ஒரு ஆவணப் பொருளைச் (document) சுற்றி இருக்கும் சூழலை விளக்கும். இவை ஒரு இடுகைக்கு (இங்கு இது ஒரு ஆவணப் பொருள் – document) முன்னும் பின்னும் தொடர்புபட்டுள்ள பிற இடுகைகளை குறித்த தகவலை தரும். இதனூடாக ஒரு தொடர்ச்ரியைப் பேணலாம். இறுதியில், இந்த இடுகைகள் ஜூன் 13 ஆம் தேதிக்கு முன்னர் வைக்கப்பட்ட விசாரணையின் ஆவணப் பொருட்களாகின்றன (archival materials).
எனவே, இந்த ஆவணப் பொருட்களின் பதிவு உருவாகுனர் (records creator) “நோர்வே வாழ் தமிழர் ஆவணம்” ஆகும். இந்த ஆவணப் பொருட்கள் ஒரு ஆவணக்காப்பக நிறுவனத்திற்கு வழங்கப்படும்போது, அந்த பொருட்கள் “நோர்வே வாழ் தமிழர் ஆவணம்” என்ற பெயரில் பாதுகாக்கப்படும். இருப்பினும், தனிப்பட்ட சேகரிப்புக்கள் (personal colletion, personal archive), ஆவணச் சேகரிப்பாளரின் பெயரில் ஆவணப்படுத்தப்படும்.

Metadata – தகவல் பற்றிய தகவல்
“தோற்றம்”, “நோக்கம்” மற்றும் “சூழல்” பற்றிய தகவல்கள் Metadata என்று அழைக்கப்படுகின்றன. அவை குறிப்பாக மின்னணு (electronically) முறையில் உருவாக்கப்பட்ட ஆவணங்கள் மற்றும் டிஜிட்டல் மயமாக்கப்பட்ட (digitalised) ஆவணங்களுக்கு முக்கியமானவை. Metadata ஆவணங்களின் நம்பகத்தன்மையை உறுதிப்படுத்த அதி முக்கியமான கூறுகள்.
ஒரு அமைப்பிற்கு உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் விசாரணைகளின் பதிவுகளை மேலாள அரசாங்க மற்றும் தனியார் நிறுவனங்கள் பதிவேட்டிற்கான கணினி நிரலைப் பயன்படுத்துகின்றன. இவை மின்னணு முறையில் உருவாக்கப்பட்ட பதிவுகள் மற்றும் scan/ digitalise பண்ணப்பட்ட பதிவுகளில் Metadata வை பாதுகாக்க பயன்படுத்தப்படுகின்றன.

டிஜிட்டல் மயமாக்கல் நடவடிக்கைகளில் பல தமிழ் அமைப்புகளும் தனிநபர்களும் ஈடுபடுகின்றனர். டிஜிட்டல் மயமாக்கும்போது “தோற்றம், நோக்கம் மற்றும் சூழல்” ஆகிய மூன்று கூறுகளும் கவனத்தில் எடுக்கப்படல் வேண்டும். டிஜிட்டல் மயமாக்கல் எனும் செயற்பாடு ஒரு அசலை பிரதி எடுக்கும் செயற்பாடு என்பதனை மறந்துவிடக்கூடாது. டிஜிட்டல் மயமாக்கலைச் சுற்றியுள்ள நடைமுறைகளைப் பற்றிய தகவல்களைச் சேகரிக்க நோர்வேயிய ஆவண நிறுவனங்களை தொடர்பு கொண்டேன். எனக்குக் கிடைக்கப் பெற்ற ஒரு தகவலை உங்களுடன் பகிர்ந்துகொள்கின்றேன்:
“அவர்களது செயற்பாடுகள் குறித்த பொதுக் கூட்டங்கள், வருடாந்த கூட்டங்கள், வாரியக் கூட்டங்கள் மற்றும் பிற தொழில்முறை ஆவணங்களை அவர்கள் வைத்திருப்பது முக்கியம். எல்லா வகையிலும், scan/ digitalise செய்யும் போது கூட காகித மூலங்களை வீசி எறிந்துதிடக்கூடாது.”
அதாவது டிஜிட்டல் மயமாக்கப்பட்ட மூலத்தை பேணிப் பாதுகாத்தல் இன்றியமையாதது!

தொடரும்…
அடுத்த இடுகை: ′′ஆவணம்′′ என்றால் என்ன”? – பகுதி 6: ஆவணக்காப்ப நிறுவனத்தில் ஆவணங்களை பேணுவது.

தமிழ் பண்பாடு, வரலாறு, பாரம்பரியத்தின் (cultural and historical heritage) ஒரு சிறிய பகுதியை உங்கள் வீட்டில் வைத்திருக்கின்றீர்கள் என்பதை என்றும் மறந்துவிடாதீர்கள். அதனை பொது அணுகலுக்கு (public access) வழியமையுங்கள்.

---