தமிழ் அமைப்புகள்: எவ்வாறு புலத்தில் ஆவணங்களை பாதுகாப்பாகப் பேணிப் பாதுகாக்கலாம்?

தமிழ் சமூகத்தில் உள்ள அனைத்துத் தமிழ் அமைப்புகளையும் தமது வரலாற்று ஆவணங்களைப் பேணிப் பாதுகாக்கவும், பொது அணுக்கத்திற்கு விடுவதற்குமான திட்டத்தை உருவாக்குமாறும் இந்த மாவீரர் மாதமான நவம்பர் மாதத்தில், DsporA Tamil Archive தாழ்மையுடன் வேண்டுகோள் விடுக்கின்றது.

வரைகலை: பகீரதி குமரேந்திரன். “மாவீரர் நாள்” (2005).

உங்கள் அமைப்புகளின் செயல்பாடுகளில் உருவாகக்கூடிய பதிவுகள் என்ன?

வெளியிட்ட பதிவுகளின் உதாரணம்

  • மக்களிற்கு அறிவிக்கும் தகவல் அறிக்கைகள்/ கடிதங்கள்
  • ஊடக அறிக்கைகள்
  • ஆண்டு அறிக்கைகள்
  • ஆண்டுத் திட்டங்கள்
  • பொது மக்களிற்கான அனைத்து வகையான விண்ணப்பங்கள்
  • சான்றிதழ்கள்
  • போட்டி முடிவுகள் (உ.ம் ஓவியப்போட்டி வெற்றியாளர்கள்)
  • வெளியீடுகள்

வெளியிடா பதிவுளின் உதாரணம்

  • நிர்வாக ஆவணங்கள் (உ.ம்: யாப்புகள், நடைமுறைகள், விதிகள், வழிகாட்டல்கள்)
  • ஒரு அமைப்பிற்கு பொது நபர் அனுப்பும் மின் அஞ்சல், கடிதங்கள், ஏனைய தொடர்பாடல்கள்.
  • அந்த அமைப்பு பொது நபருக்கு பதிலளிக்கும் மின் அஞ்சல், கடிதங்கள், ஏனைய தொடர்பாடல்கள்.
  • கூட்ட அறிக்கைகள்
  • மாதாந்த அறிக்கை
  • பொது மக்களிற்கான விண்ணப்பப் பதிவுத் தரவுகள்
  • போட்டியில் பங்கு பற்றியோர் விபரம்
  • ஒரு போட்டிக்கான பங்கேற்புகள் (உ.ம்: ஒரு ஓவியப்போட்டிக்காக சேர்ந்த ஓவியங்கள்)
  • முறைப்பாடுகள்
  • முறைப்பாடுகளை கையாண்ட அறிக்கை

எவ்வாறு அமைப்புகள் ஆவணப்படுத்தலை நடைமுறைப் படுத்தலாம்?

  1. உங்கள் அமைப்புகளின் செயல்பாடுகளில் உருவாகும் பதிவுகளில் ஆவணப் பெறுமதி மிக்க பதிவுகளை இனம் காணுதல்.
  2. பொது மக்களிடமிருந்து பெறும் மற்றும் பொது மக்களிற்கு அனுப்பும் மின்னஞ்சல் மற்றும் கடித வரவேற்பு (reception), அத்துடன் சமூக ஊடகங்களில் பெறும் தகவல் வரவேற்புகளை (reception) மையப்படுத்துதல் (centralise).
  3. அந்தப் பதிவுகளை ஒரு பதிவேட்டு முறைமையூடாக சீர்படுத்துதல்.
  4. அந்த பதிவேடுகள் 5-10 ஆண்டுகளிற்குப் பின்னர், உங்கள் அமைப்பின் நிர்வாகத் தேவைக்குத் தேவையற்ற நிலையில் அதனை வரலாற்று ஆவணங்களாகப் பேணிப்பாதுகாத்தல்.
  5. உங்களது வெளியிட்ட ஆவணங்கள் மற்றும் வெளியிடா ஆவணங்களை வரலாற்று ஆவணங்களாக எங்கு 100 ஆண்டுகள் அல்லது அதற்கு அப்பால் பாதுகாப்பாகப் பேணிப்பாதுகாக்கலாம் என்று கண்டறிதல்.
  6. வரலாற்று ஆவணங்களை பொது அணுக்கத்திற்கு விடுதல்.
  7. நிர்வாக மாற்றங்கள் வந்தாலும் எதிர்காலத்தில் உங்கள் அமைப்பின் உள்ளக ஆவணகம் சீராக செயல்பட உங்கள் அமைப்பின் யாப்பில் பதிவேடு மற்றும் ஆவணப்படுத்தலை அமுல்படுத்தலாம். அதனுடன் பதிவேடு மற்றும் ஆவணப்படுத்தல் திட்டம், நடைமுறை விதிகள் மற்றும் செயல்முறை விதிகள் கொண்ட வழிகாட்டி உருவாக்கலாம்.
  8. உங்கள் நிறுவனத்தில் பதிவேடு மற்றும் பதிவேட்டு மேலாண்மை செய்யக்கூடிய ஒருவரைக் கண்டறியவும்.
  9. பதிவேடு மற்றும் பதிவேட்டு மேலாண்மை குறித்த கல்வி மேம்பாட்டைப் பெற அந்த நபருக்கு பயிற்சி/ பட்டறைகள் ஏற்பாடு செய்து கொடுங்கள்.

எவ்வாறு ஆவணச் சேகரிப்பாளர்கள் ஆவணப்படுத்தலை மேம்படுத்தலாம்?

  • இயற்கை அழிவு, மனிதர்களால் உருவாக்கப்படும் அழிவு, தொழில் நுட்பத்தால் உருவாக்கப்படும் அழிவு, ஏனைய அழிவுகளிலிருந்து உங்கள் ஆவணங்களைப் பேணிப் பாதுகாக்கும் திட்டத்தை உருவாக்குதல்.
  • ஆவணப்படுத்தலின் நோக்கம் பயன்பாடு. தொழில்நுட்ப வளர்ச்சியில் ஆவணங்கள் வாசித்துப் புரிந்து கொள்ளக் கூடியவாறு பேணிப் பாதுகாத்தல்.
  • தொழில்நுட்ப வளர்ச்சிக்கு ஏற்றால் போல எண்ணிம ஆவணங்களை ஊடகத் தளம் மாற்றும் திட்டத்தை உருவாக்குதல். (உ.ம்: VHS ஒளி நாடாவை எண்ணிமமயமாக்குதல்).
  • எண்ணிம ஆவணமாக்கும் போது மூலத்தையும் பேணிப் பாதுகாத்தல்.
  • எண்ணிம ஆவணங்கள் manipulation இற்கு உள்ளாகாத நம்பகத்தன்மையான உண்மையான ஆவணங்களாகப் பேணிப் பாதுகாக்கும் திட்டத்தை உருவாக்குதல்.
  • ஆவணப்படுத்தலின் நோக்கம் பயன்பாடு. பொது அணுக்கத்திற்க்கு ஆவணங்களை விடுதல்.

எவ்வாறு தமிழர் ஆவணங்களை புலத்தில் பாதுகாப்பாகப் பேணிப் பாதுகாக்கலாம் என்ற உங்கள் கருத்துகளை, சிந்தனைகளை, ஆலோசனைகளை எம்முடன் பகிர்ந்து கொள்ளுங்கள்.


புதுப்பிப்பு│Update: 06.02.2021

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: