பொது மற்றும் தனியார் ஆவணங்களுக்கு இடையில் தெளிவான எல்லை உள்ளது. ஆனால் சில அரசு (பொது) ஆவணங்கள் தனியார் மற்றும் பொது ஆவணங்ளுக்கு இடையில் மிதக்கும் எல்லைகளைக் கொண்டிருக்கும். சட்டரீதியாக, புலம்பெயர் நாடுகளில் உள்ள தனியார் அமைப்புகள் தனியார் மண்டலத்திற்குள்ளடங்கும். அதனால் அவர்களது ஆவணங்கள் தனியார் ஆவணங்களாகின்றன. இவை தனியார் மண்டலத்திற்குள் வகைப்படுத்தப்பட்டிருந்தாலும்; அவை தங்களது தாயகத்தில் இருந்தால், பல புலம்பெயர் இன அமைப்புகளின் செயற்பாடுகள் மற்றும் நடவடிக்கைகளைப் பொறுத்து, அவை பொது ஆவணங்களை உருவாக்கும் பொது நிறுவனங்களாக அல்லது திணைக்களங்களாக வகைப்படுத்தப்பட்டிருக்கலாம்.

தனியார் அமைப்புகள் மற்றும் அதனைச் சூழ்ந்திருக்கும் சமூகத்திற்கு இடையில் உள்ள செயற்பாடுகள் மற்றும் நடவடிக்கைகளின் பதிவுகளை அவ்வமைப்புகள் உருவாக்கி, பேணிப் பாதுகாக்க வேண்டிய ஓர் சமூகப் பொறுப்பைக் கொண்டுள்ளது. இப்பதிவுகள் அச்சமூகத்தின் பண்பாட்டு மற்றும் வரலாற்றுப் பாரம்பரியத்தின் ஆதார மூலங்கள். குறிப்பாக நாடற்ற இனங்களிற்கு இவ்வமைப்புகளின் ஆவணங்கள் இன்றியமையாதவை. அவர்களின் தாயகத்திலோ அல்லது புலத்திலோ அவ்வினத்தைப் பிரதிநிதித்துவப்படுத்தும் பண்பாட்டு மற்றும் வரலாற்றுப் பாரம்பரிய ஆவணங்கள் பேணப்படாவிடின், ஒரு பாரதூரமான நிலையாகும்.

ஆவணகம் (Archive depot)

ஆவணகம் பல்வேறு பொது மற்றும் தனியார் ஆவணங்களைப் பேணிப் பாதுகாப்பதையும், அணுக்கத்திற்குக் கிடைக்கச் செய்வதையும் தனது முதன்மை செயற்பாடாகக் கொண்டுள்ளது.

நூலகங்கள் மற்றும் அருங்காட்சியகங்கள்

நூலகங்கள் மற்றும் அருங்காட்சியகங்கள் பேணிப் பாதுகாத்தல் செயற்பாட்டை தனது இரண்டாம் கட்ட செயற்பாடாகக் கொண்டுள்ளன. பொதுவாக, நூலகங்கள் மற்றும் அருங்காட்சியகங்கள் தனித்தனிப் பொருட்களைப் பேணிப் பாதுகாக்கும். ஆனால் ஒரு ஆவணகம் ஒரு ஆவணத்தை சுற்றி இருக்கும் சூழலைக் குறிக்கும் தகவல்களையும் பேணிப் பாதுகாப்பதில் கவனம் செலுத்தும். நூலகம் என்று பெயரிடப்பட்ட பல தமிழ் அமைப்புகள் தனித்தனி ஆவணப் பொருட்களை, குறிப்பாக வெளியிடப்பட்ட ஆவணப் பொருட்களைப் பேணிப் பாதுகாக்கும் நடவடிக்கைகளை செய்கின்றன.

நிறுவன / அமைப்பின் உள்ளக ஆவணகம்

ஒரு நிறுவன உள்ளக ஆவணகத்தில் அந்த குறிப்பிட்ட நிறுவனத்தின் உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் ஆவணங்கள் இருக்கும். ஒரு நிறுவனத்தின் செயற்பாடுகள் மற்றும் நடவடிக்கைகளின் விளைவாக உருவாக்கப்படும் ஆவணங்கள் இந்த உள்ளக ஆவணகத்தில் இருக்கும். இவை ஒரு அமைப்பு / நிறுவனத்திற்குள் ஒரு நிறுவன உள்ளக ஆவணகமாக இருக்கும். அதனால் தனியார் அமைப்புகளின் உள்ளக ஆவணகம் மட்டுப்படுத்தப்பட்ட அல்லது பொது அணுக்கம் இல்லாத ஆவணகமாக இருக்கலாம்.

ஆவணச் சேகரிப்பு

ஒரு நபர் அல்லது ஒரு அமைப்பு ஆவணப் பொருட்களைச் சேகரிக்க முடியும். இந்த ஆவணப் பொருட்கள் பலதரப்பட்ட இயக்குச் சக்திகளால் (நபர்கள் / அமைப்புகள் / ஏனைய) உருவாக்கப்பட்டிருக்கும். அவை பல்வேறு வகையான ஊடகங்களில் (எழுத்துரு / ஒலி / ஒளி / கலைப்பொருட்கள்) இருக்கலாம். இந்தச் சேகரிப்பில் பொதுவாக பலதரப்பட்ட ஆவணப் படைப்பாளிகள் உருவாக்கிய தனித்தனிப் பொருட்கள் உள்ளடங்கியிருக்கும். சேகரிப்பு ஒரு அல்லது பல தலைப்புகள் அல்லது ஊடகங்களை அடிப்படையாகக் கொண்டிருக்கும். இது தனியார் ஆவண வகையின் ஒரு கிளை. இந்த வகையான ஆவணம் ஒரு நபர் அல்லது ஒரு நிறுவனத்தின் உள்ளக கையாள்கையில் இருக்கும். அதனால் அவை மட்டுப்படுத்தப்பட்ட அல்லது பொது அணுக்கம் இல்லாத ஆவணமாக இருக்காலாம்.

பேணிப் பாதுகாத்தல்

ஒரு நிறுவனத்தின் உள்ளக ஆவணகம் உருவாக்கிய ஆவணங்கள் அல்லது ஒரு ஆவணச் சேகரிப்பு பேணிப் பாதுகாக்கப்படுகின்றது என்றால், அந்த ஆவணம் மற்றும் ஆவணச் சேகரிப்பு ஒழுங்கமைக்கப்பட்டு, வகைப்படுத்தப்பட்டு, சமகாலத்திற்கும் எதிர்காலத்திற்குமான அணுக்கத்திற்கான திட்டத்தைக் கொண்டுள்ளதாக இருக்கும். நோர்வேயில் ஒரு நிறுவன உள்ளக ஆவணகத்தின் ஆவணங்கள் அல்லது ஆவணச் சேகரிப்பு பேணிப் பாதுகாப்பதற்காக ஒரு ஆவணகத்திற்கு வழங்கப்படலாம். ஒரு ஆவணகம் (archive depot) பல்வேறு பொது ஆவணங்கள், தனியார் நிறுவன உள்ளக ஆவணகங்களின் ஆவணங்கள் மற்றும் ஆவணச் சேகரிப்புகள் மற்றும் தனி நபர் ஆவணங்கள் பேணிப் பாதுகாக்கிறது. ஒரு ஆவணகத்தில் ஒரு ஆவணச் சேகரிப்பு வழங்கப்படும் போது, அச்சேகரிப்புகள் சேகரிப்பாளரின் பெயரில் பேணிப் பாதுகாக்கப்படும். நிறுவன உள்ளக ஆவணங்கள் வழங்கப்படும் போது, நிறுவனத்தின் பெயரில் பேணிப் பாதுகாக்கப்படும்.

---

தனியார் ஆவணங்கள் நோர்வேயிய ஆவணகத்தில் பேணிப் பாதுகாத்தல்:

• தேசிய ஆவணகம் (National Archives / Riksarkivet)
• மாவட்ட-நகராட்சி மற்றும் நகராட்சி ஆவணகம் (County municipal and municipal archives / Fylkeskommunale og kommunale arkiv)
• சிறப்பு ஆவணகங்கள். உதாரணமாக தொழிலாளர் இயக்கத்தின் ஆவணகம் மற்றும் நூலகம். (special archives / spesialarkiver such as The labor movement’s archive and library / Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek, the archive after the Norwegian Lutheran Mission Association / arkivet etter Norsk Luthers misjonssamband, the Norwegian Jazz Archive / Norsk Jazzarkiv and others
• அருங்காட்சியகங்கள்: உதாரணமாக The Defense Museum (Forsvarsmuseet), திமிங்கல அருங்காட்சியகம் (the Whaling Museum/ Hvalfangsmuseet), உள்ளூர் அருங்காட்சியகங்கள்
• நூலகங்கள்: இவை குறிப்பாக சேகரிப்புகளைப் பேணிப் பாதுகாக்கின்றன. உதாரணமாக நோர்வே தேசிய நூலகத்தில் உள்ள தனியார் சேகரிப்புகள்.

தனியார் ஆவணங்கள் ஒரு ஆவணகத்திற்கு வழங்கப்படும்போது அவை பொதுவாக ஒழுகுபடுத்தப்படாமல் இருக்கும். பொருளாதார, வளப் பற்றாக்குறை மற்றும் சவால்கள் காரணமாக ஆவணகங்கள் தனியார் ஆவணங்களை ஒழுகுபடுத்தல், வரிசைப்படுத்தல் மற்றும் பட்டியலிடுதலில் சவால்களை எதிர்நோக்குகின்றன. இதனால் ஆவணகங்களில் (archive depot) ஆவணங்களை அணுக முடியாத நிலையை உருவாக்குகின்றன. ஒரு ஆவணகத்திற்கு வழங்குவதற்கு முன் நிறுவனத்திற்குள் ஆவணத்தை ஒழுகுபடுத்தி, வரிசைப்படுத்துவதன் மூலம், ஆவணம் பொது அணுக்கத்திற்கு கிடைப்பதை உறுதி செய்யலாம்.

---